Os desafios da organização de um meetup

Hoje, eu venho trazer um relato de como foi organizar o primeiro encontro do DEV-SL meetup.

Primeiros passos

Encontrar interessados em palestrar foi uma tarefa bem fácil. Assim que encaminhei uma mensagem falando da ideia do meetup para alguns dos meus contatos do WhatsApp, eles se prontificaram a palestrar sem que houvesse, de fato, um convite formal da minha parte.

Palestrantes encontrados, estava na hora de organizar tudo em algum lugar, para manter um histórico e melhor controle de tudo. Foi então que eu resolvi criar o repositório que manteria todas as informações do evento.

Com a página concluída, resolvi limitar as vagas dos participantes para manter a facilidade de controle de tudo e de todos. O meetup foi limitado a vinte participantes, incluindo palestrantes. Ou seja, ainda precisávamos de mais quinze pessoas para participar (visto que eram quatro palestrantes e eu).

Encontrar os patrocinadores

Pensar em empresas que possam investir em um evento que pode não trazer benefícios diretos para elas não é fácil, então pensei em empresas nas quais eu acredito no trabalho, por exemplo, BrazilJS e Umbler.

Tentei mais dois patrocinadores, um deles de São Paulo (demonstrou interesse, mas devido ao curto tempo para o acontecimento do encontro, infelizmente, não conseguimos fechar o patrocínio). O outro patrocinador (aqui do Sul) não deu muito certo, pois o tipo de trabalho que eu faria não seria tão interessante para eles - e eu não os julgo por isso.

Bem, com isso, eu tinha perdido dois patrocinadores que eram super importantes para mim... Bola pra frente, né?

Em busca do local para o evento

Como o próprio nome já diz, DEV-SL (SL = São Leopoldo) cidade em que nasci e vivo desde então, um lugar que não oferece nenhum tipo de evento de tecnologia gratuito e, raramente, oferece algum pago. Por que não investir em um lugar que eu conheço, não é? Então, em busca do lugar - mesmo antes de enviar os e-mails - pensei, “quem vai ceder um espaço para as pessoas usarem a infraestrutura e entender a ideia do evento?”.

Foi então que cheguei a UNISINOS (Universidade do Vale do Rio dos Sinos), instituição onde eu estudo. Entrei em contato com a coordenadora do curso de Análise e Desenvolvimento de Sistemas e ela foi super solícita, entendeu a ideia do projeto e acreditou nele. Até então, tínhamos quase tudo, mas ainda faltavam o coffee e os participantes/convidados/interessados…

Sugeri aos palestrantes que eles convidassem pessoas que conheciam e, assim, a lista começou a ter integrantes. Em menos de uma semana, chegamos aos dezesseis inscritos que, junto aos palestrantes e eu, somávamos vinte e uma pessoas.

A preocupação chegou, pois tínhamos mais gente do que deveria. Tirei o link de inscrição do ar e resolvi focar no coffee. Infelizmente, não encontrei patrocinador para nos ajudar com isso... :(

Conversando com os palestrantes, chegamos à conclusão de que cada um poderia fazer uma doação simbólica para que comprássemos os itens e assim tivéssemos um coffee para que não pesasse muito para ninguém. Todos concordaram, e eu me responsabilizei por comprar os itens para um coffee básico (café, suco, refrigerante, água e biscoitos) ;)

O evento

No dia do evento, tudo correu bem. Conforme as pessoas iam chegando, elas iam, automaticamente, conversando umas com as outras. Deixamos o coffee disponível durante todo momento, assim quem chegava tinha a oportunidade de ir pegar seu café, água, refrigerante, suco, biscoitos e sentar para conhecer/conversar com os outros.

Isso aconteceu até o momento de começarmos o evento de fato. Quando estava na hora de começar, eu (o organizador) me prontifiquei a agradecer aos patrocinadores e a sugerir que todos ali presentes entrassem nos sites e conhecessem um pouco melhor o que - de fato - cada patrocinador tinha a oferecer de benefício. Alguns participantes ficaram realmente interessados, então, pós-evento, tive a oportunidade de conversar melhor com eles para explicar mais detalhadamente o que cada patrocinador se propunha a ser/oferecer.

As palestras

A grade de palestras foi organizada de modo que uma palestra pudesse dar sustentação à outra, embora os temas tenham sido de livre escolha para que cada palestrante ficasse à vontade, falasse sobre o que lhe agrada.

Programação e grade de palestras final

As palestras foram sobre conteúdos tecnicamente básicos, mas que trouxeram muitas dúvidas aos participantes. Com isso, concluí que a ideia que tive de disponibilizar 15 minutos para dúvidas foi uma ideia bacana, pois rendeu diversas opiniões, sugestões, criticas e comentários sobre aquilo que foi apresentado.

Tudo isso foi muito bom, visto que todos puderam interagir entre si, com a opinião mais completa daquele que palestrava no momento.

A minha palestra foi a última e, após toda conversa informal pós-apresentação, fiz novamente os agradecimentos aos patrocinadores e sugeri que todos buscassem conhecê-los melhor.

O encerramento

Deveria ser a hora da foto, mas eu acabei esquecendo quando olhei para o lado e vi que havia entregado os brindes (sim, nossos especiais patrocinadores não só ajudaram com a organização, mas também enviaram brindes). Nessa hora, sugeri aos que estavam indo embora que esperassem que eu lhes entregaria alguns brindes enviados pelos patrocinadores.

Os brindes foram entregues da seguinte forma:

• Pedi que alguém me listasse quais os títulos das quatro palestras que tivemos e sobre o que havíamos discutido na conversa em grupo. Ganhou o brinde o primeiro a acertar.

• Sugeri aos palestrantes que fizessem perguntas sobre suas palestras e quem acertasse também ganhava.

• Perguntei quem sabia me dizer quais eram os patrocinadores e o que cada um deles tinha como ideia (qual produto ou visão da empresa em si). Novamente, ganhava quem acertasse.

• E, para finalizar, perguntei quem ainda não tinha ganhado nada e distribuí o que restava para eles de forma igual.

Todos ganharam brindes. Alguns camisetas, outros canecas, chaveiros. Assim, todos puderam ganhar algo, além dos adesivos e dos cupons de descontos.

Os desafios

Encontrar pessoas para participar do evento e patrocinadores que acreditassem que a ideia traria benefícios a todos (patrocinadores, participantes e para mim).

Os agradecimentos

Aos participantes, que doaram parte do seu tempo para trocar experiências com outras pessoas em busca de propósitos pessoais.

À universidade, que nos disponibilizou a infraestrutura para que pudéssemos realizar o encontro.

E um agradecimento especial aos patrocinadores que dedicaram tempo e esforço, além de disponibilizarem brindes para que pudéssemos distribuir durante o evento aos interessados em participar e aprender um pouco mais.

O futuro do meetup

Seguindo as sugestões, adicionei o DEV-SL no site do meetup.com. Com isso, conseguiremos ter um maior controle. De qualquer modo, serão registrados, no GitHub, todos os encontros.

Conclusões

A ideia principal é organizar mais edições em breve, visto que o primeiro trouxe inúmeras novas ideias e o objetivo foi alcançado - distribuir conhecimento a todos.

Com os desafios do meetup, percebemos que, quando há colaboração entre as pessoas interessadas em uma mesma causa, todos saem ganhando. :)

E você, já organizou um meetup ou evento? Conte-nos mais sobre ele e deixe-nos conhecer quais foram os desafios que você encontrou.

Espero encontrar vocês em um meetup ou evento que estejam organizando ou na próxima edição do DEV-SL. Mas, até lá, se houver alguma dúvida/sugestão/crítica, deixe uma mensagem abaixo e vamos conversar :)